Bez toho, aby nás to opravdu bavilo by to fungovat nemohlo. To je jasné. Ale i sebevětší entuziasmus by bez těch správných nástrojů přišel vniveč. Společně se podíváme, jak řídíme projekty, jak komunikujeme mezi sebou a se zákazníky. Necháme vás nakouknout i do srdce Vašeho Hostingu.

Jak řídíme projekty

Freelo

Asi není pro nikoho velkým překvapením, že naším hlavním nástrojem pro organizaci práce je Freelo. To je spojené s naším skvělým šéfem Karlem Dytrychem. S firmou si občas navzájem vypomůžeme dovednostmi členů jednotlivých týmu. Freelo se tak nemusí učit s videem a my pro změnu neřešíme PPCčka. Jinak ale fungujeme nezávisle a odděleně.

Freelo je nástroj na řízení projektů a rozdělování úkolů. Jeho největším benefitem je asi jednoduchost a propojenost. Není to robustní řešení (kanón na vrabce), ale na druhou stranu je to dospělý produkt a umí toho mnohem víc než obyčejné To-Dočko.

Výhody pro Váš Hosting:

VPS Centrum

Vyzkoušejte zdarma naši aplikaci pro správu serveru a domén. Budete si připadat jako zkušený administrátor.

• Podpora procesů a checklistů.
• Rozdělení projektů podle typu práce (marketing/servery).
• Notifikace když je u úkolu něco nového.
• Práce s externisty.
• Úkoly rychle po ruce i z mobilu.
• Materiály k úkolům na jednom místě.
• Každý den víme, co máme dělat.
• Přehled o úkolech zbytku týmu.

Uložiště – Gdisk a Nextcloud

Ke sdílení dokumentů často používáme Google Drive s Google sheets. Ty používáme třeba pro obsahový plán. Líbí se nám možnost jejich editace a univerzálnost. Když je někomu pošlete ke kooperaci, prostě klikne na odkaz a nic dalšího neřeší. Přes Google drive řešíme nejčastěji marketingové dokumenty. Helpy, články, rozhovory, příspěvky na sítě…

Když potřebujeme poslat větší soubory, preferujeme NextCloud. OpenSource řešení, které udělá z každého serveru soukromý cloud. Jak nainstalovat Nextcloud, jsme už ukazovali.

Nextcloud má velmi jednoduché rozhraní. Existuje i mnoho pluginů a když si s ním dá člověk trochu práce, dá se z něj vytvořit skoro Office 356. 🙂 – A to vše na vlastním serveru a plně pod kontrolou.

Komunikace

Slack

Slack je rychlý týmový chat, který je velmi oblíbený v celé IT komunitě. To hlavně z důvodu propojitelnosti s jinými aplikacemi. Nám například hlásí počet nakažených Covidem a také co je k obědu v našich oblíbených restauracích… 🙂 Kromě toho ale hlásí i nového klienta. Tím dokáže každého člena týmu i několikrát denně potěšit. Je propojený s naším hlavním informačním systémem.

Slack má mnoho aplikací a možností přizpůsobení. Nastavíte připomínku na jednotlivé zprávy, nainstalujete chatbota, propojíte s cloudovými uložišti a klidně nastavíte pravidelnou zprávu, která se každý den zeptá, jak se třeba máte, a co máte dneska v plánu.

Výhody pro Váš Hosting:

• možnost vytváření vlastních skupin,
• přehledné nastavení notifikací,
• běží na všem (mobily, linux, mac),
• jednoduché na používání a porozumění,
• je zdarma.

Front

Nejnovějším přírůstkem do naší bedny se softwarovým nářadím je Front. Jedná se o mailového klienta pro správu jednoho mailboxu celým týmem. Ano, řeč je o info@vas-hosting.cz. Každý z nás řeší své typy požadavků, které nám do této schránky posíláte. Ve Frontu si e-maily k řešení přiřazujeme, komentujeme, konzultujeme je mezi sebou… Front dohledává předcházející komunikaci s klientem, pracuje s předpřipravenými odpověďmi a všemožně se snaží napomoci k hladké a informované komunikaci celého týmu směrem ke klientovi.

Před Frontem jsme používali obyčejný Thunderbird a štítkování mailů v inboxu. Musím říct, že by se mi už k němu vracelo jen s velmi těžkým srdcem.

Freelo - Nástroj na řízení úkolů a projektů

Přidej se, pozvi svůj tým a klienty, rozděl práci a sleduj, jak se úkoly dají do pohybu.

Front jde navíc rychle dopředu. Snad každé dva týdny přichází nový update. Má i extenzi ve formě chatu na web. Moc by se nám líbilo, kdyby bylo vše na jednom místě, ale ten jejich chat zatím ještě není tak daleko jako Crisp. Určitě ho ale zkusíme zase později.

Pokud by vám z nějakého důvodu Front nevyhovoval, můžete sáhnout po českém produktu Supportbox.

Výhody pro Váš Hosting

• Specializuje se na práci týmu nad jedním inboxem.
• Týmová diskuze nad jednotlivými maily.
• Přiřazování mailů.
• Předpřipravené odpovědi.
• Práce z mobilu.
• Snooze (připomenutí za určený čas).
• Možnost vygenerovat URL na určitou zprávu nebo vlákno.
• Automatizace (filtry, štítky, přiřazování).

Nevýhody pro Váš Hosting

• Antispam by mohl být lepší.
• Není propojený s Freelem. :).
• Chat není úplně ono. Musíme používat další aplikaci.

Crisp

Crisp používáme na chatování s klienty. Nejčastěji na něm potkáte mě. Neslouží ale pro zadávání konkrétních požadavků. Jedná spíše o poradní nástroj.

Výhody pro Váš Hosting

• Jednoduchost.
• Rychlost.
• Předpřipravené odpovědi.
• Statistiky a hodnocení.
• Informace o navštívených stránkách.
• Desktopová i mobilní aplikace.
• Cena/Výkon.

Nevýhody:

• Desktopová aplikace občas spadne.
• Android aplikace někdy doručí zprávy kdy se jí chce.
• Chybí propojenost s Freelem nebo mailem.

Váš Email

Vsadil bych se, že jste o této službě neslyšeli, že? Zní to jako naše mailingová služba a původně byla i tak zamýšlená. Je postavený na Let’s mail a přes něj naše newslettery odesíláme.

Srdce hostingu

Office

Nástroj kterým začínáme pracovní den, ale není Freelo (#sorryfreelo). Je to náš všemocný Office. Nejedná se kancelářský balík od redmondské firmy, ale o vlastní řešení na řízení serverové infrastruktury. Pokud bych měl někomu říct, co to Office je, mluvil bych nejspíš o ERP systému.

Jeho hlavním úkolem je evidence. Eviduje domény, hostingy, servery a klienty. Tyto elementy pak dokáže navzájem propojovat.

Není to ale jen o evidenci. De facto cokoli se týká našich služeb ovládáme právě přes Office.

Výpis všech funkcí není příliš zajímavý. Spíš jen pro představu:

Klienti a fakturace:

• Propojení na klientské účty a jejich Zákaznická Centra.
• Fakturace.
• Hlídání bankovních účtů a provedení procesů při platbě.
• Mailing klientům.
• Statistiky.
• Affiliate partneři a jejich provize.

Domény a webhostingy

Pomocí Office můžeme např. evidované doméně přiřadit prostor na disku. Nevznikne tak nic jiného než hosting. Jedním tlačítkem dokážeme nastavit DNS, prodloužit doménu a ostatní běžné operace které provádíme tak často, že se nám vyplatilo na to vytvořit tlačítko.

Office sám hlídá, kdy bude doména expirovat a v dostatečném předstihu připraví fakturu. Tu odešle klientovi a počká na platbu. Pohlídá si peníze na účtu, vystaví a odešle daňový doklad a objedná a zaplatí v registru domén prodloužení.

Office je propojený s objednávkami z webu i s dodavateli. Jedním tlačítkem dokážeme nainstalovat nový server, dostat se k vytížení serverů, zálohování nebo měnit jejich konfiguraci.

S trochou nadsázky se dá říct, že Office řídí celý Váš Hosting pomocí automatizovaných procesů sám. A to je naším cílem. Chceme, aby přes Office jelo vše a vše bylo automatizované. Úplně vše ale předvídat nejde. Například požadavky od klientů nebo se prostě ozubená kolečka kousnou. Pak nastupujeme my a to je vlastně naše práce. 🙂 – Řešení věcí, které Office (zatím) nezvládne sám. 🙂

Výhody pro Váš Hosting:

• Vývoj zcela pod kontrolou.
• Vysoká míra automatizace.
• Krátká cesta k implementaci nové funkce.

WordPress

Máme také WordPress. Na něm je postavený celý náš help i blog.

V detailu článků nechybí jejich hodnocení. Víme, co funguje, nefunguje… l Díky tomu máme lepší zpětnou vazbu. Víme, které návody jsme napsali dobře, které naopak situaci spíš komplikují. Takové je nutné předělat. – Tak se nebojte nám tam to hodnocení přidat.

Putty a WinScp

Bez těchto dvou nástrojů si taky nedovedu představit svůj pracovní den. Putty umožňuje připojení do terminálu serveru a WinScp také.

Nedoporučujeme mít v těchto nástrojích uložená hesla. Stačí jedno narušení a přístupy ke všem serverům, které jste měli jsou kompromitované. Nejbezpečnější je používat SSH klíč.

OpenVPN

Na svých stanicích máme OpenVPN, kterým se připojujeme k infrastruktuře. VPN je tunel skrz internet a výsledkem je, že se pracovní notebook ať už je kdekoliv na světě chová, jakoby byl uvnitř lokální sítě – tedy přímo v serverovně. Bez toho bychom se ani k systémům nedostali.

Monitoring serverů

Podobně jako Freelo, používáme i vlastní produkt Hlídám.to. Ten nám monitoruje naše servery a okamžitě nám hlásí jakýkoli výpadek.

Hlídám.to dokáže pohlídat maily, weby a vlastně vše potřebné. Pošle analýzu o výpadku a hned máme jasno co se stalo. Hlídám to ale často reaguje už předem s tím, že má nějaký server potíže a my je stihneme vyřešit dřív, než se z toho stane problém.

Rady do života firmy

Minimalismus:

Čím méně nástrojů používáte, tím méně starostí s aktualizacemi, jejich správou a míst, kde je práce rozdrobená.

Vlastní řešení:

Pokud nejde o řešení na míru, nástroje nikdy do firmy nesednou na 100 % a nikdy v nich nebudete tak efektivní jako v dobře vytvořených nástrojích na míru. V článku jsem uvedl celkem 14 nástrojů, které denně používáme a 5 z nich je našich vlastních.

Automatizace a agregace:

Pokud budete dělat jednu věc každý pracovní den 10 minut, je to za týden hodina a za měsíc půl dne. Pokud to budou dělat 3 lidi, je to den a půl. Za den a půl se dá naprogramovat už docela pěkná funkce, která dokáže takový proces zautomatizovat nebo optimalizovat. Investice je tedy už za měsíc zpátky. A to nepočítám ušetřenou nudu ze stereotypní činnosti.